Az átalányadó egyik legnagyobb vonzereje, hogy nem kell költségszámlákat gyűjtögetned és tételes könyvelést vezetned. De a „nem kell könyvelés" nem azt jelenti, hogy semmit nem kell adminisztrálnod: a bevételi nyilvántartás átalányadósként is kötelező, és egy NAV-ellenőrzésnél ez az első, amit kérni fognak. A jó hír: ha érted a logikáját, heti öt percből letudod. Ebben a cikkben megmutatjuk, pontosan mit kell vezetned, mikor számít egy összeg bevételnek, és hogyan állítsd össze a rendszert, ami magától működik.
Miért pont bevételi nyilvántartás?
Átalányadósként a jövedelmedet nem a tényleges költségeid, hanem egy vélelmezett költséghányad (2026-ban általános esetben 45%) alapján számolod: jövedelem = bevétel × 55%. Mivel minden adód a bevételből indul ki, a NAV egyetlen dolgot vár el tőled precízen: hogy hiánytalanul nyilvántartsd a bevételeidet. Az SZJA törvény szerint az átalányadózó egyéni vállalkozó bevételi nyilvántartás vezetésére kötelezett; költségnyilvántartás nem kell (a költségszámláit az átalányadós nem érvényesíti, de a beszerzési bizonylatokat más okból (pl. garancia, áfahatár-figyelés) érdemes megőrizni).
Mit kell tartalmaznia a bevételi nyilvántartásnak?
A nyilvántartás formája szabad (papír, Excel, program), a tartalma viszont kötött. Soronként, időrendben rögzítened kell minden bevételt, legalább az alábbi adatokkal:
- sorszám (folyamatos, éves újrakezdéssel),
- a bizonylat sorszáma (a kiállított számla vagy nyugta száma),
- a bevétel megszerzésének időpontja (mikor folyt be, nem a számla kelte!),
- a bevétel összege (forintban; devizás bevételnél a forintra átszámított érték).
Praktikus, bár nem kötelező kiegészítő oszlopok: a vevő neve, a bevétel jogcíme/leírása, a fizetés módja, devizás tételnél az eredeti összeg és az árfolyam. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy utólag ne lehessen észrevétlenül módosítani, és az adóév minden bizonylatát az elévülési idő végéig (a bevallás évét követő 5. év végéig) meg kell őrizni.
A pénzforgalmi szemlélet: a leggyakoribb hibaforrás
Az egyéni vállalkozó bevétele pénzforgalmi szemléletben keletkezik: az az időpont számít, amikor a pénzt megkaptad (bankszámlán jóváírták, készpénzben átvetted), nem az, amikor a számlát kiállítottad, és nem is az, amikor a munkát elvégezted.
Miért fontos ez?
- Év vége: a decemberben kiszámlázott, de januárban befolyó összeg a következő adóév bevétele. Ezzel legálisan ütemezheted, melyik évbe essen egy nagyobb tétel, például ha idén már közel jársz a 20 milliós AAM-határhoz.
- Negyedéves adózás: a göngyölítéses számításban is a befolyás negyedéve számít. Egy április 2-án jóváírt márciusi számla már a Q2-be tartozik.
- Platformkifizetések: ha Gumroadon, Upworkön vagy más platformon értékesítesz, a bevételed jellemzően akkor keletkezik, amikor a platform ténylegesen kifizet neked. A részletekről a GYIK-cikkünkben írunk.
Számlázás: NAV Online Számla és az ingyenes programok
A bevételi nyilvántartás alapja a bizonylat, ezért a számlázást is rendbe kell tenni:
- Belföldi adóalanynak és jellemzően magánszemélynek is számlát vagy nyugtát kell adnod; a számlaadatok a NAV Online Számla rendszerébe automatikusan beérkeznek, ha programmal számlázol.
- A Számlázz.hu és a Billingo alapcsomagja egyéni vállalkozóknak ingyenes, a NAV-bekötés automatikus, és mindkettőből exportálhatod a számláidat: ez lesz a nyilvántartásod nyersanyaga.
- Alanyi adómentesként a számláidon fel kell tüntetned a mentességre utalást (a programok ezt egy pipával kezelik: „AAM / alanyi adómentes").
- Fontos: a számlázóprogram listája önmagában nem bevételi nyilvántartás: a kiállítás dátumát mutatja, nem a befolyásét, és a készpénzes/nyugtás/platformos bevételek is kimaradhatnak belőle. A számlalista a kiindulópont, a nyilvántartás a befolyási dátumokkal kiegészített, teljes kép.
Mi számít bevételnek, és mi nem?
Bevétel minden, a vállalkozói tevékenységeddel összefüggésben megszerzett ellenérték, például:
- a kiszámlázott és befolyt díjak (belföldről és külföldről egyaránt),
- platformon keresztüli értékesítés kifizetései (Gumroad, Etsy, app store-ok),
- a tevékenységhez kapott előleg,
- kapott kártérítés, kötbér, támogatás bizonyos esetei.
Jellemzően nem vállalkozói bevétel: a főállásod munkabére, a magánszemélyként kapott ajándék, a saját pénzed átvezetése a vállalkozói számlára, vagy a kapott hitel. Devizás bevételnél az összeget forintra kell átszámítani. A gyakorlatban legtöbben az MNB-árfolyamot használják a jóváírás napjára; a pontos átszámítási szabályokról kérdezd a könyvelőd vagy a NAV-ot.
Így néz ki a gyakorlatban
Egy jól vezetett bevételi nyilvántartás nagyjából így fest (a példa fiktív):
| Sorszám | Bizonylat száma | Befolyás dátuma | Összeg (Ft) | Megjegyzés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | SZLA-2026-001 | 2026.01.15. | 250 000 | Weboldal-készítés, átutalás |
| 2 | SZLA-2026-002 | 2026.02.03. | 180 000 | Tanácsadás, átutalás |
| 3 | GUM-2026-01 | 2026.02.28. | 92 400 | Gumroad-kifizetés (240 USD, MNB-árfolyamon) |
| 4 | SZLA-2026-003 | 2026.04.02. | 300 000 | Márciusi számla, áprilisban folyt be → Q2! |
A 4. sor a klasszikus buktató: a számla márciusi, de a pénz áprilisban jött, ezért a második negyedév bevétele, és a göngyölítéses negyedéves számításban is ott jelenik meg. A 3. sor pedig azt mutatja, hogy a platformkifizetés is egy sor a nyilvántartásban, forintra átszámítva, a jóváírás napjával.
Negyedév végén nincs más dolgod, mint összeadni az adott negyedév sorait, kiszámolni belőle az 55%-os jövedelmet, és a göngyölített módszerrel megállapítani az esedékes SZJA-előleget, TB-t és szochót.
Meddig kell megőrizni, és mi történik ellenőrzéskor?
A nyilvántartást és az összes bizonylatot az adó megállapításához való jog elévüléséig, azaz a bevallás benyújtási évét követő ötödik év végéig kell megőrizned. Egy NAV-ellenőrzésnél tipikusan három dolgot vetnek össze: a bankszámlád jóváírásait, az Online Számla rendszerben lévő számláidat és a bevételi nyilvántartásodat. Ha a három forrás egyezik, az ellenőrzés rövid; ha a nyilvántartás hiányzik vagy hiányos, mulasztási bírság jöhet, és a NAV becsléssel is megállapíthatja az adóalapot, ami szinte mindig rosszabbul jön ki, mint a valóság. Ezért éri meg a heti öt perc.
Így állíts össze egy működő rendszert
- Számlázz mindig programból (Számlázz.hu vagy Billingo, ingyenes csomag), így a NAV-adatszolgáltatás automatikus.
- Vezess egy bevételi táblát a kötelező oszlopokkal, és minden jóváíráskor (vagy hetente egyszer) vidd fel a tételeket a befolyás dátumával.
- Negyedév végén összesíts: a göngyölített jövedelemből számold ki a 2658-as bevalláshoz szükséges alapokat.
- Figyeld a határokat: a 20 milliós AAM-határt és a 38 736 000 Ft-os átalányadó-plafont érdemes folyamatosan látni, ne év végén érjen meglepetés.
- Év végén a nyilvántartásod végösszege adja a 26SZJA bevallás bevételi sorát.
Ha ezt Excelben akarod megoldani, két út van: összerakod magadnak (a fenti oszlopokkal ez teljesen járható), vagy használsz egy kész, ellenőrzött sablont. Az Átalányadó Excel 2026 pontosan erre készült: NAV-kompatibilis bevételi nyilvántartás a kötelező oszlopokkal, ami a beírt tételekből automatikusan számolja a göngyölített negyedéves SZJA-előleget, TB-t és szochót, jelzi az AAM- és átalányadó-határok közeledtét, és a 2027-es tervezésben is segít. Egyszeri ár, nincs előfizetés.
Papír, saját Excel vagy kész sablon?
Mindhárom megfelel a jogszabálynak, a különbség a hibalehetőségben és az időben van. A papíralapú füzet ellenőrzésálló, de nem számol helyetted, és egy elrontott sor javítása körülményes. A saját Excel rugalmas, viszont neked kell benne megírni a göngyölített negyedéves számítást és a határfigyelést, ráadásul egy elcsúszott képlet hónapokig észrevétlen maradhat. A kész, ellenőrzött sablon a kettő előnyét adja: kötött szerkezet, beépített számítások, nulla képletírás. Bármelyiket választod, egy szabály közös: a nyilvántartás akkor ér valamit, ha folyamatosan vezeted. Az eszköz csak ezt teszi könnyebbé vagy nehezebbé.
Gyakori hibák, amiket kerülj el
- Számlakeltezés szerinti könyvelés befolyás helyett: rossz negyedévbe kerül a bevétel, rossz lesz az előleg.
- Platformbevétel kihagyása, mert „arról nincs magyar számla", pedig a külföldi platform kifizetése is bevétel.
- Utólagos átírogatás: a nyilvántartásnak hitelesnek kell lennie; hibát új sorral, sztornóval javíts.
- A nyilvántartás év végi „megírása" emlékezetből: ellenőrzésnél ez azonnal látszik, és a hiányos nyilvántartás mulasztási bírságot hozhat.
Ha most indulsz, előbb nézd meg, mennyi adóval számolj mellékállásban, a várható terheidet pedig a Mellékállás Kalkulátorral tudod percek alatt kiszámolni.
A kalkulátor és a tartalom tájékoztató jellegű, nem minősül adótanácsadásnak. A pontos adókötelezettségről egyeztess könyvelővel vagy a NAV-val.