Az átalányadó egyik legnagyobb vonzereje, hogy nem kell költségszámlákat gyűjtögetned és tételes könyvelést vezetned. De a „nem kell könyvelés" nem azt jelenti, hogy semmit nem kell adminisztrálnod: a bevételi nyilvántartás átalányadósként is kötelező, és egy NAV-ellenőrzésnél ez az első, amit kérni fognak. A jó hír: ha érted a logikáját, heti öt percből letudod. Ebben a cikkben megmutatjuk, pontosan mit kell vezetned, mikor számít egy összeg bevételnek, és hogyan állítsd össze a rendszert, ami magától működik.
Miért pont bevételi nyilvántartás?
Átalányadósként a jövedelmedet nem a tényleges költségeid, hanem egy vélelmezett költséghányad (2026-ban általános esetben 45%) alapján számolod: jövedelem = bevétel × 55%. Mivel minden adód a bevételből indul ki, a NAV egyetlen dolgot vár el tőled precízen: hogy hiánytalanul nyilvántartsd a bevételeidet. Az SZJA törvény szerint az átalányadózó egyéni vállalkozó bevételi nyilvántartás vezetésére kötelezett; költségnyilvántartás nem kell (a költségszámláit az átalányadós nem érvényesíti, de a beszerzési bizonylatokat más okból (pl. garancia, áfahatár-figyelés) érdemes megőrizni).
Mit kell tartalmaznia a bevételi nyilvántartásnak?
A nyilvántartás formája szabad (papír, Excel, program), a tartalma viszont kötött. Soronként, időrendben rögzítened kell minden bevételt, legalább az alábbi adatokkal:
- sorszám (folyamatos, éves újrakezdéssel),
- a bizonylat sorszáma (a kiállított számla vagy nyugta száma),
- a bevétel megszerzésének időpontja (mikor folyt be, nem a számla kelte!),
- a bevétel összege (forintban; devizás bevételnél a forintra átszámított érték).
Praktikus, bár nem kötelező kiegészítő oszlopok: a vevő neve, a bevétel jogcíme/leírása, a fizetés módja, devizás tételnél az eredeti összeg és az árfolyam. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy utólag ne lehessen észrevétlenül módosítani, és az adóév minden bizonylatát az elévülési idő végéig (a bevallás évét követő 5. év végéig) meg kell őrizni.
Ingyenes minta: másold be ezt a táblázatot
Nem kell semmit letöltened: jelöld ki az alábbi táblázatot, másold ki (Ctrl+C / Cmd+C), és illeszd be egy üres Excel- vagy Google Táblázat-munkalapba. A négy oszlop a kötelező minimum, a fejlécet és a struktúrát változtatás nélkül használhatod.
| Sorszám | Bizonylat száma | Befolyás dátuma | Összeg (Ft) |
|---|---|---|---|
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 |
Ha szeretnéd, vegyél fel extra oszlopot a vevő nevének vagy a fizetés módjának, de a fenti négy nélkül a nyilvántartás nem felel meg a kötelező adattartalomnak.
A pénzforgalmi szemlélet: a leggyakoribb hibaforrás
Az egyéni vállalkozó bevétele pénzforgalmi szemléletben keletkezik: az az időpont számít, amikor a pénzt megkaptad (bankszámlán jóváírták, készpénzben átvetted), nem az, amikor a számlát kiállítottad, és nem is az, amikor a munkát elvégezted.
Miért fontos ez?
- Év vége: a decemberben kiszámlázott, de januárban befolyó összeg a következő adóév bevétele. Ezzel legálisan ütemezheted, melyik évbe essen egy nagyobb tétel, például ha idén már közel jársz az átalányadó éves bevételi keretéhez (38 736 000 Ft), ami szintén a befolyás szerint számít. Egy fontos kivétel: az áfa alanyi mentesség (AAM) 20 milliós határa nem így működik, azt a teljesítés időpontja szabja meg, így a fizetés halasztása azt nem tolja át a következő évre.
- Negyedéves adózás: a göngyölítéses számításban is a befolyás negyedéve számít. Egy április 2-án jóváírt márciusi számla már a 2. negyedévbe tartozik.
- Platformkifizetések: ha Gumroadon, Upworkön vagy más platformon értékesítesz, a bevételed jellemzően akkor keletkezik, amikor a platform ténylegesen kifizet neked. A részletekről a GYIK-cikkünkben írunk.
Számlázás: NAV Online Számla és az ingyenes programok
A bevételi nyilvántartás alapja a bizonylat, ezért a számlázást is rendbe kell tenni:
- Belföldi adóalanynak és jellemzően magánszemélynek is számlát vagy nyugtát kell adnod; a számlaadatok a NAV Online Számla rendszerébe automatikusan beérkeznek, ha programmal számlázol.
- A Számlázz.hu és a Billingo alapcsomagja egyéni vállalkozóknak ingyenes, a NAV-bekötés automatikus, és mindkettőből exportálhatod a számláidat: ez lesz a nyilvántartásod nyersanyaga.
- Alanyi adómentesként a számláidon fel kell tüntetned a mentességre utalást (a programok ezt egy pipával kezelik: „AAM / alanyi adómentes").
- Fontos: a számlázóprogram listája önmagában nem bevételi nyilvántartás: a kiállítás dátumát mutatja, nem a befolyásét, és a készpénzes/nyugtás/platformos bevételek is kimaradhatnak belőle. A számlalista a kiindulópont, a nyilvántartás a befolyási dátumokkal kiegészített, teljes kép.
Mi számít bevételnek, és mi nem?
Bevétel minden, a vállalkozói tevékenységeddel összefüggésben megszerzett ellenérték, például:
- a kiszámlázott és befolyt díjak (belföldről és külföldről egyaránt),
- platformon keresztüli értékesítés kifizetései (Gumroad, Etsy, app store-ok),
- a tevékenységhez kapott előleg,
- kapott kártérítés, kötbér, támogatás bizonyos esetei.
Jellemzően nem vállalkozói bevétel: a főállásod munkabére, a magánszemélyként kapott ajándék, a saját pénzed átvezetése a vállalkozói számlára, vagy a kapott hitel. Devizás bevételnél az összeget forintra kell átszámítani. A gyakorlatban legtöbben az MNB-árfolyamot használják a jóváírás napjára; a pontos átszámítási szabályokról kérdezd a könyvelőd vagy a NAV-ot.
Így néz ki a gyakorlatban
Egy jól vezetett bevételi nyilvántartás nagyjából így fest (a példa fiktív):
| Sorszám | Bizonylat száma | Befolyás dátuma | Összeg (Ft) | Megjegyzés |
|---|---|---|---|---|
| 1 | SZLA-2026-001 | 2026.01.15. | 250 000 | Weboldal-készítés, átutalás |
| 2 | SZLA-2026-002 | 2026.02.03. | 180 000 | Tanácsadás, átutalás |
| 3 | GUM-2026-01 | 2026.02.28. | 92 400 | Gumroad-kifizetés (240 USD, MNB-árfolyamon) |
| 4 | SZLA-2026-003 | 2026.04.02. | 300 000 | Márciusi számla, áprilisban folyt be → 2. negyedév! |
A 4. sor a klasszikus buktató: a számla márciusi, de a pénz áprilisban jött, ezért a második negyedév bevétele, és a göngyölítéses negyedéves számításban is ott jelenik meg. A 3. sor pedig azt mutatja, hogy a platformkifizetés is egy sor a nyilvántartásban, forintra átszámítva, a jóváírás napjával.
Negyedév végén nincs más dolgod, mint összeadni az adott negyedév sorait, kiszámolni belőle az 55%-os jövedelmet, és a göngyölített módszerrel megállapítani az esedékes SZJA-előleget, TB-t és szochót.
Meddig kell megőrizni, és mi történik ellenőrzéskor?
A nyilvántartást és az összes bizonylatot az adó megállapításához való jog elévüléséig, azaz a bevallás benyújtási évét követő ötödik év végéig kell megőrizned. Egy NAV-ellenőrzésnél tipikusan három dolgot vetnek össze: a bankszámlád jóváírásait, az Online Számla rendszerben lévő számláidat és a bevételi nyilvántartásodat. Ha a három forrás egyezik, az ellenőrzés rövid; ha a nyilvántartás hiányzik vagy hiányos, mulasztási bírság jöhet, és a NAV becsléssel is megállapíthatja az adóalapot, ami szinte mindig rosszabbul jön ki, mint a valóság. Ezért éri meg a heti öt perc.
Így állíts össze egy működő rendszert
- Számlázz mindig programból (Számlázz.hu vagy Billingo, ingyenes csomag), így a NAV-adatszolgáltatás automatikus.
- Vezess egy bevételi táblát a kötelező oszlopokkal, és minden jóváíráskor (vagy hetente egyszer) vidd fel a tételeket a befolyás dátumával.
- Negyedév végén összesíts: a göngyölített jövedelemből számold ki a 2658-as bevalláshoz szükséges alapokat.
- Figyeld a határokat: a 20 milliós AAM-határt és a 38 736 000 Ft-os átalányadó-plafont érdemes folyamatosan látni, ne év végén érjen meglepetés.
- Év végén a nyilvántartásod végösszege adja a 26SZJA bevallás bevételi sorát.
A fenti minta önmagában elég ahhoz, hogy a nyilvántartási kötelezettségednek eleget tegyél, akár papíron, akár a saját Excelben vezeted. Egy dolgot viszont nem ad meg: a negyedéves göngyölítéses SZJA-előleg, TB-járulék és szocho automatikus kiszámítását a 2658-as bevalláshoz. Ez a rész a minta+fejszámolás kombónál a leggyakoribb hibaforrás, mert a göngyölítést kézzel követni negyedévről negyedévre újra és újra ugyanaz a művelet, és egyetlen elcsúszott összeg az egész éves számítást elrontja. (Egy online kalkulátor ebben sem segít: pillanatképet ad egy adott bevételre, de nem vezet folyamatos nyilvántartást, és a beírt tételek az oldal bezárásával elvesznek.)
Ha ezt a részt is automatizálni szeretnéd, az átalányadó bevételi nyilvántartás Excel sablon pontosan erre készült: NAV-kompatibilis bevételi nyilvántartás a kötelező oszlopokkal, ami a beírt tételekből automatikusan számolja a göngyölített negyedéves SZJA-előleget, TB-t és szochót, jelzi az AAM- és átalányadó-határok közeledtét, és a 2027-es tervezésben is segít. Egyszeri ár, kb. 7 000 Ft (áfával), nincs előfizetés.
Papír, saját Excel vagy kész sablon?
Mindhárom megfelel a jogszabálynak, a különbség a hibalehetőségben és az időben van. A papíralapú füzet ellenőrzésálló, de nem számol helyetted, és egy elrontott sor javítása körülményes. A saját Excel rugalmas, viszont neked kell benne megírni a göngyölített negyedéves számítást és a határfigyelést, ráadásul egy elcsúszott képlet hónapokig észrevétlen maradhat. A kész, ellenőrzött sablon a kettő előnyét adja: kötött szerkezet, beépített számítások, nulla képletírás. Bármelyiket választod, egy szabály közös: a nyilvántartás akkor ér valamit, ha folyamatosan vezeted. Az eszköz csak ezt teszi könnyebbé vagy nehezebbé.
Gyakori hibák, amiket kerülj el
- Számlakeltezés szerinti könyvelés befolyás helyett: rossz negyedévbe kerül a bevétel, rossz lesz az előleg.
- Platformbevétel kihagyása, mert „arról nincs magyar számla", pedig a külföldi platform kifizetése is bevétel.
- Utólagos átírogatás: a nyilvántartásnak hitelesnek kell lennie; hibát új sorral, sztornóval javíts.
- A nyilvántartás év végi „megírása" emlékezetből: ellenőrzésnél ez azonnal látszik, és a hiányos nyilvántartás mulasztási bírságot hozhat.
Ha most indulsz, előbb nézd meg, mennyi adóval számolj mellékállásban, a várható terheidet pedig a Mellékállás Kalkulátorral tudod percek alatt kiszámolni.
A kalkulátor és a tartalom tájékoztató jellegű, nem minősül adótanácsadásnak. A pontos adókötelezettségről egyeztess könyvelővel vagy a NAV-val.